Si vous facturez d'autres entreprises belges, une obligation est entrée en vigueur le 1er janvier 2026 : vos factures doivent être électroniques et structurées, plus seulement des PDF.2 Ce guide vous explique l'essentiel, et surtout quoi faire concrètement.
Beaucoup de dirigeants confondent encore « facture électronique » et « PDF par email ». Ce n'est pas la même chose, et cette confusion peut coûter cher. On remet les choses au clair, étape par étape, en distinguant ce qui est officiel de ce qui relève du bon sens opérationnel.
Une facture structurée, ce n'est pas un PDF
Un PDF est un document conçu pour être lu par un humain. Une facture électronique structurée est conçue pour être lue et traitée automatiquement par un logiciel, sans ressaisie. Elle est émise, transmise et reçue dans un format normalisé qui s'intègre directement dans la comptabilité.2
Concrètement, la facture doit respecter la norme européenne EN 16931 et transiter par défaut via le réseau Peppol.2 Peppol est un réseau international qui connecte entreprises et administrations pour échanger ces documents de façon sécurisée et standardisée. Un format alternatif reste possible, mais uniquement si les deux parties sont d'accord, et la voie Peppol doit toujours rester disponible : personne ne peut l'imposer à l'autre.2
Continuer à envoyer vos PDF par email en pensant être en règle. Un PDF, même propre et horodaté, n'est pas une facture structurée. C'est l'erreur la plus fréquente que nous voyons chez les PME en ce début 2026.
Êtes-vous concerné ? (et qui ne l'est pas)
L'obligation vise toutes les entreprises belges assujetties à la TVA dans leurs transactions entre elles : sociétés, indépendants et professions libérales.1 Deux cas surprennent souvent :
- Le régime de la franchise pour les petites entreprises (chiffre d'affaires annuel ne dépassant pas 25 000 €) est concerné.1
- Le régime agricole particulier l'est aussi, au moins pour la réception des factures B2B.1
En revanche, certains cas sont exemptés de l'obligation d'émettre ou de recevoir une facture structurée :1
- les assujettis en faillite ;
- les entreprises réalisant uniquement des opérations exonérées au titre de l'article 44 du Code TVA (certains soins médicaux, services socio-culturels, services financiers, enseignement, etc.) ;
- les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable ;
- les assujettis au forfait (article 56 du Code TVA), exemptés jusqu'au 1er janvier 2028.1
Enfin, point essentiel : les ventes aux particuliers (B2C) ne sont pas concernées.2 Si vous ne travaillez qu'avec des particuliers, vous n'êtes pas soumis à l'obligation d'émission.
Le calendrier : 2026, et la tolérance des trois premiers mois
La date d'entrée en vigueur est claire : 1er janvier 2026.2 Une nuance importante existe toutefois pour le démarrage : l'administration applique une période de tolérance sur les trois premiers mois (janvier à mars 2026), pendant laquelle aucune sanction n'est infligée pour un manquement directement lié à la nouvelle obligation.4
Attention à ne pas la lire comme un report. Cette tolérance est conditionnelle : elle suppose de pouvoir démontrer une préparation raisonnable et menée en temps voulu. Ce n'est pas un report général de l'obligation, et une entreprise qui ne montre aucune préparation peut quand même être sanctionnée pendant cette fenêtre.4
Les sanctions
L'arrêté royal du 8 juillet 2025 fixe des amendes forfaitaires en cas de non-conformité :3
1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour une deuxième, puis 5 000 € pour les suivantes.3
Au-delà de l'amende, le vrai risque est opérationnel : un client passé en facturation structurée pourrait tout simplement refuser vos PDF, et vos propres fournisseurs attendre de vous une réception conforme. La non-conformité, ce n'est pas qu'une ligne de risque fiscal, c'est un frein direct à vos encaissements.
La bonne nouvelle : une déduction fiscale de 120 %
Pour amortir la transition, une mesure de soutien existe pour les périodes imposables 2024 à 2027 : les petites PME et les indépendants qui passent par des formules d'abonnement peuvent appliquer une déduction de frais majorée de 120 % pour les logiciels de facturation.3 La majoration vise le surcoût lié à la préparation, l'envoi et la réception de factures électroniques structurées.3
Il s'agit d'une déduction de frais, pas d'un remboursement de 120 %. L'économie d'impôt dépend de votre situation fiscale et des dépenses admissibles. Pour un abonnement existant, le surcoût lié à la facturation électronique doit être mentionné séparément sur la facture. Vérifiez les conditions avec votre comptable et sur le portail fédéral de la facturation électronique.
Votre plan d'action en 4 temps
La théorie est posée. Voici la marche à suivre concrète, telle que nous l'appliquons avec les indépendants et PME que nous accompagnons.
1. Vérifiez votre situation
Numéro de TVA actif et clients professionnels ? Vous êtes très probablement concerné. Si vous tombez dans un cas d'exemption (article 44, forfait, faillite), confirmez-le avec votre comptable plutôt que de le supposer.
2. Choisissez votre canal Peppol
Il faut un point d'entrée vers le réseau Peppol. Pour beaucoup de PME, cela passe par un logiciel de comptabilité ou de facturation déjà compatible ; pour d'autres, par un point d'accès dédié. L'essentiel est de pouvoir à la fois émettre et recevoir des factures structurées, pas seulement l'un des deux.
3. Testez avant l'échéance réelle
Ne découvrez pas un problème de transmission le jour où une facture importante part. Émettez et recevez quelques factures de test avec un client ou un fournisseur de confiance. La période de tolérance4 sert exactement à ça : montrer une préparation sérieuse.
4. Activez la déduction de 120 %
Si vous passez par un abonnement, signalez le surcoût lié à la facturation structurée à votre comptable pour bénéficier de la déduction majorée3 sur la bonne période imposable.
- Depuis le 1er janvier 2026, la facture B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA doit être structurée, pas un simple PDF.
- Le format est la norme EN 16931, transmise par défaut via le réseau Peppol.
- La franchise TVA (sous 25 000 €) est concernée ; le B2C ne l'est pas.
- Tolérance conditionnelle de janvier à mars 2026, puis amendes de 1 500 à 5 000 €.
- Une déduction fiscale de 120 % absorbe une partie du coût pour les PME en abonnement (2024 à 2027).
Une obligation de plus, dans un mouvement de fond
La facturation structurée n'arrive pas seule. Elle s'inscrit dans une vague de conformité numérique qui touche les entreprises belges, au même titre que l'accessibilité web devenue obligatoire ou les exigences autour des données personnelles et du RGPD. Prises isolément, ces obligations semblent pénibles. Vues ensemble, elles dessinent une direction : des process plus automatisés, plus traçables, et au passage plus efficaces.
C'est aussi une occasion. Une entreprise qui digitalise proprement sa facturation gagne du temps, réduit les erreurs de ressaisie et accélère ses encaissements. La contrainte réglementaire peut devenir un levier d'efficacité, à condition d'être pilotée et non subie.
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Chaque donnée chiffrée ou réglementaire de cet article est tracée à une source consultée en juin 2026. Vous pouvez vérifier en cliquant.
- [1] SPF Finances, portail e-facture · qui est concerné par l'obligation (assujettis TVA, indépendants, franchise sous 25 000 €, régime agricole) et qui en est exempté (article 44, forfait article 56 jusqu'en 2028, faillis, non-établis). Vérifié juin 2026. efacture.belgium.be
- [2] einvoice.belgium.be (portail officiel) · entrée en vigueur au 1er janvier 2026, format structuré conforme EN 16931 transmis par défaut via Peppol, insuffisance du PDF par email, absence d'obligation B2C. Vérifié juin 2026. einvoice.belgium.be
- [3] UCM · sanctions fixées par l'arrêté royal du 8 juillet 2025 (1 500 €, 3 000 €, 5 000 €) et déduction de frais majorée de 120 % pour les logiciels de facturation des PME et indépendants en abonnement (périodes imposables 2024 à 2027). Vérifié juin 2026. ucm.be
- [4] BDO Belgium · période de tolérance conditionnelle de trois mois (janvier à mars 2026), sans report général de l'obligation. Vérifié juin 2026. bdo.be
Le coût exact, en euros, d'un abonnement compatible Peppol ou d'un logiciel de facturation n'est pas indiqué ici. Il varie fortement selon l'éditeur, le volume de factures et les fonctions choisies. Plutôt qu'afficher une fausse précision, mieux vaut le calibrer sur votre cas réel, en gardant en tête que la déduction de 120 %3 en absorbe une partie pour les PME.
Cet article a une visée informative et ne remplace pas un conseil fiscal personnalisé. Pour votre cas précis (régime TVA, exemptions, période de déduction), rapprochez-vous de votre comptable ou du portail officiel e-facture.