Wenn Sie anderen belgischen Unternehmen Rechnungen stellen, gilt seit dem 1. Januar 2026 eine Pflicht: Ihre Rechnungen müssen elektronisch und strukturiert sein, nicht mehr nur PDFs.2 Dieser Leitfaden erklärt das Wesentliche und vor allem die konkreten nächsten Schritte.
Viele Unternehmensleiter verwechseln „elektronische Rechnung“ noch mit „PDF per E-Mail“. Das ist nicht dasselbe, und die Verwechslung kann teuer werden. Wir klären die Unterschiede Schritt für Schritt und trennen offizielle Vorgaben von praktischen Empfehlungen.
Eine strukturierte Rechnung ist kein PDF
Ein PDF ist zum Lesen durch Menschen gedacht. Eine strukturierte elektronische Rechnung ist dafür konzipiert, von Software ohne erneute Eingabe automatisch gelesen und verarbeitet zu werden. Sie wird in einem standardisierten Format erstellt, übermittelt und empfangen, das direkt in die Buchhaltung integriert werden kann.2
Konkret muss die Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und standardmäßig über das Peppol-Netzwerk übermittelt werden.2 Peppol verbindet international Unternehmen und Behörden für einen sicheren, standardisierten Dokumentenaustausch. Ein alternatives Format ist möglich, aber nur bei Zustimmung beider Parteien. Der Peppol-Weg muss stets verfügbar bleiben: Keine Partei kann der anderen die Alternative aufzwingen.2
Weiterhin PDFs per E-Mail versenden und glauben, damit die Vorgaben zu erfüllen. Ein PDF ist auch sauber gestaltet und mit Zeitstempel keine strukturierte Rechnung. Diesen Fehler sehen wir bei KMU Anfang 2026 am häufigsten.
Sind Sie betroffen? Und wer ist es nicht?
Die Pflicht betrifft alle belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen bei Geschäften untereinander: Gesellschaften, Selbstständige und freie Berufe.1 Zwei Fälle überraschen häufig:
- Die Steuerbefreiungsregelung für Kleinunternehmen mit höchstens 25.000 € Jahresumsatz ist betroffen.1
- Auch die landwirtschaftliche Sonderregelung ist betroffen, zumindest beim Empfang von B2B-Rechnungen.1
Bestimmte Fälle sind dagegen von der Pflicht zur Ausstellung oder zum Empfang strukturierter Rechnungen ausgenommen:1
- Steuerpflichtige in Insolvenz;
- Unternehmen, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze ausführen (bestimmte medizinische, soziokulturelle und finanzielle Leistungen, Unterricht usw.);
- Steuerpflichtige, die nicht in Belgien ansässig sind und dort keine feste Niederlassung haben;
- Steuerpflichtige unter der Pauschalregelung (Artikel 56 des Mehrwertsteuergesetzbuchs), befreit bis zum 1. Januar 2028.1
Entscheidend ist außerdem: Verkäufe an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.2 Wenn Sie ausschließlich mit Privatkunden arbeiten, unterliegen Sie nicht der Ausstellungspflicht.
Der Zeitplan: 2026 und die Toleranz in den ersten drei Monaten
Das Inkrafttreten ist eindeutig: 1. Januar 2026.2 Zum Start gibt es jedoch eine wichtige Besonderheit: Die Verwaltung gewährt eine Toleranzphase in den ersten drei Monaten (Januar bis März 2026), in der Verstöße, die unmittelbar mit der neuen Pflicht zusammenhängen, nicht sanktioniert werden.4
Diese Toleranz ist kein Aufschub. Sie gilt unter Bedingungen: Eine angemessene und rechtzeitige Vorbereitung muss nachweisbar sein. Es handelt sich nicht um eine allgemeine Verschiebung der Pflicht; Unternehmen ohne erkennbare Vorbereitung können auch in diesem Zeitraum sanktioniert werden.4
Die Sanktionen
Der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025 legt pauschale Geldbußen bei Nichteinhaltung fest:3
1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und anschließend 5.000 € für weitere Verstöße.3
Über das Bußgeld hinaus liegt das eigentliche Risiko im Betrieb: Ein Kunde mit strukturierter Rechnungsstellung könnte Ihre PDFs schlicht ablehnen, während Ihre Lieferanten einen regelkonformen Empfang erwarten. Nichteinhaltung ist mehr als ein steuerliches Risiko; sie kann Ihre Zahlungseingänge direkt bremsen.
Die gute Nachricht: ein Steuerabzug von 120 %
Zur Abfederung des Übergangs gibt es für die Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027 eine Förderung: Kleine KMU und Selbstständige mit Abonnementmodellen können für Rechnungssoftware einen erhöhten Kostenabzug von 120 % anwenden.3 Die Erhöhung betrifft die Mehrkosten für Vorbereitung, Versand und Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen.3
Es handelt sich um einen Kostenabzug, nicht um eine Erstattung von 120 %. Die Steuerersparnis hängt von Ihrer steuerlichen Situation und den anerkannten Ausgaben ab. Bei einem bestehenden Abonnement müssen die Mehrkosten für die elektronische Rechnungsstellung auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Prüfen Sie die Bedingungen mit Ihrer Buchhaltung und auf dem föderalen Portal zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ihr Maßnahmenplan in 4 Schritten
Die Grundlagen sind geklärt. So gehen wir konkret mit den Selbstständigen und KMU vor, die wir begleiten.
1. Prüfen Sie Ihre Situation
Aktive Mehrwertsteuernummer und Geschäftskunden? Dann sind Sie sehr wahrscheinlich betroffen. Falls eine Ausnahme auf Sie zutrifft (Artikel 44, Pauschalregelung, Insolvenz), lassen Sie diese von Ihrer Steuerberatung bestätigen, statt sie anzunehmen.
2. Wählen Sie Ihren Peppol-Zugang
Sie benötigen einen Zugang zum Peppol-Netzwerk. Bei vielen KMU erfolgt er über eine bereits kompatible Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, bei anderen über einen eigenen Zugangspunkt. Entscheidend ist, strukturierte Rechnungen sowohl senden als auch empfangen zu können, nicht nur eines von beidem.
3. Testen Sie vor dem tatsächlichen Stichtag
Entdecken Sie Übertragungsprobleme nicht erst beim Versand einer wichtigen Rechnung. Senden und empfangen Sie einige Testrechnungen mit einem vertrauten Kunden oder Lieferanten. Genau dazu dient die Toleranzphase4: eine ernsthafte Vorbereitung nachzuweisen.
4. Nutzen Sie den Abzug von 120 %
Informieren Sie bei einem Abonnement Ihre Steuerberatung über die Mehrkosten der strukturierten Rechnungsstellung, um den erhöhten Abzug3 im richtigen Besteuerungszeitraum zu nutzen.
- Seit dem 1. Januar 2026 müssen B2B-Rechnungen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen strukturiert sein; ein einfaches PDF reicht nicht.
- Das Format entspricht EN 16931 und wird standardmäßig über Peppol übermittelt.
- Die Mehrwertsteuerbefreiung unter 25.000 € ist betroffen, B2C nicht.
- Bedingte Toleranz von Januar bis März 2026, anschließend Geldbußen von 1.500 bis 5.000 €.
- Ein Steuerabzug von 120 % fängt für KMU mit Abonnements einen Teil der Kosten auf (2024 bis 2027).
Eine weitere Pflicht in einem grundlegenden Wandel
Strukturierte Rechnungsstellung steht nicht allein. Sie gehört zu einer Welle digitaler Compliance-Anforderungen für belgische Unternehmen, ebenso wie die verpflichtend gewordene Barrierefreiheit im Web oder die Vorgaben zu personenbezogenen Daten und DSGVO. Einzeln wirken diese Pflichten mühsam. Gemeinsam zeigen sie eine Richtung: stärker automatisierte, nachvollziehbare und zugleich effizientere Prozesse.
Darin liegt auch eine Chance. Wer seine Rechnungsstellung sauber digitalisiert, spart Zeit, reduziert Fehler bei erneuter Dateneingabe und beschleunigt Zahlungseingänge. Eine regulatorische Vorgabe kann die Effizienz steigern, wenn sie aktiv gesteuert statt bloß hingenommen wird.
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Jede Zahlen- oder Rechtsangabe dieses Artikels verweist auf eine im Juni 2026 konsultierte Quelle. Mit einem Klick können Sie sie prüfen.
- [1] FÖD Finanzen, Portal e-facture · Betroffene der Pflicht (Mehrwertsteuerpflichtige, Selbstständige, Befreiung unter 25.000 €, landwirtschaftliche Regelung) und Ausnahmen (Artikel 44, Pauschalregelung nach Artikel 56 bis 2028, Insolvente, nicht Ansässige). Geprüft Juni 2026. efacture.belgium.be
- [2] einvoice.belgium.be (offizielles Portal) · Inkrafttreten am 1. Januar 2026, strukturiertes Format nach EN 16931, standardmäßig über Peppol übermittelt, PDF per E-Mail unzureichend, keine B2C-Pflicht. Geprüft Juni 2026. einvoice.belgium.be
- [3] UCM · Sanktionen nach dem Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 (1.500 €, 3.000 €, 5.000 €) und erhöhter Kostenabzug von 120 % für Rechnungssoftware im Abonnement für KMU und Selbstständige (Besteuerungszeiträume 2024 bis 2027). Geprüft Juni 2026. ucm.be
- [4] BDO Belgium · Bedingte dreimonatige Toleranzphase (Januar bis März 2026), ohne allgemeine Verschiebung der Pflicht. Geprüft Juni 2026. bdo.be
Die genauen Eurokosten eines Peppol-kompatiblen Abonnements oder einer Rechnungssoftware werden hier nicht genannt. Sie variieren stark nach Anbieter, Rechnungsvolumen und Funktionen. Statt Scheingenauigkeit ist eine Berechnung für Ihren konkreten Fall sinnvoll. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Abzug von 120 %3 für KMU einen Teil davon auffängt.
Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall (Mehrwertsteuerregelung, Ausnahmen, Abzugszeitraum) wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder das offizielle Portal e-facture.