Factureert u aan andere Belgische ondernemingen, dan geldt sinds 1 januari 2026 een verplichting: uw facturen moeten elektronisch en gestructureerd zijn, niet langer alleen pdf’s.2 Deze gids legt de essentie uit, en vooral wat u concreet moet doen.
Veel bedrijfsleiders verwarren ‘elektronische factuur’ nog met ‘pdf per e-mail’. Dat is niet hetzelfde en die verwarring kan duur uitvallen. We zetten het stap voor stap recht en onderscheiden officiële regels van operationeel gezond verstand.
Een gestructureerde factuur is geen pdf
Een pdf is een document dat bedoeld is om door een mens te worden gelezen. Een gestructureerde elektronische factuur is ontworpen om zonder overtypen automatisch door software te worden gelezen en verwerkt. Ze wordt opgesteld, verstuurd en ontvangen in een gestandaardiseerd formaat dat rechtstreeks in de boekhouding wordt opgenomen.2
Concreet moet de factuur voldoen aan de Europese norm EN 16931 en standaard via het Peppol-netwerk worden verstuurd.2 Peppol is een internationaal netwerk dat ondernemingen en overheden verbindt om deze documenten veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen. Een alternatief formaat blijft mogelijk, maar alleen als beide partijen akkoord gaan, en de Peppol-route moet altijd beschikbaar blijven: niemand kan het alternatief aan de ander opleggen.2
Uw pdf’s per e-mail blijven versturen en denken dat u aan de regels voldoet. Een pdf, hoe verzorgd en gedateerd ook, is geen gestructureerde factuur. Dat is de meest voorkomende fout die we begin 2026 bij kmo’s zien.
Geldt dit voor u? (En voor wie niet?)
De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen in hun onderlinge transacties: vennootschappen, zelfstandigen en vrije beroepen.1 Twee gevallen zorgen vaak voor verrassing:
- De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet van maximaal € 25.000) valt eronder.1
- Ook de bijzondere landbouwregeling valt eronder, minstens voor de ontvangst van B2B-facturen.1
Bepaalde gevallen zijn daarentegen vrijgesteld van de verplichting om een gestructureerde factuur uit te reiken of te ontvangen:1
- btw-plichtigen in faillissement;
- ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek (bepaalde medische zorg, sociaal-culturele diensten, financiële diensten, onderwijs enz.);
- btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben;
- btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling (artikel 56 van het Btw-Wetboek), vrijgesteld tot 1 januari 2028.1
Tot slot een essentieel punt: verkopen aan particulieren (B2C) vallen er niet onder.2 Werkt u alleen met particulieren, dan geldt de uitreikingsverplichting niet voor u.
De timing: 2026 en de tolerantie tijdens de eerste drie maanden
De ingangsdatum is duidelijk: 1 januari 2026.2 Voor de start geldt wel een belangrijke nuance: de administratie past een tolerantieperiode tijdens de eerste drie maanden toe (januari tot maart 2026), waarin geen sanctie wordt opgelegd voor een tekortkoming die rechtstreeks verband houdt met de nieuwe verplichting.4
Beschouw dit niet als uitstel. Deze tolerantie is voorwaardelijk: u moet een redelijke en tijdige voorbereiding kunnen aantonen. Het gaat niet om een algemeen uitstel van de verplichting. Een onderneming die geen enkele voorbereiding aantoont, kan ook tijdens deze periode een sanctie krijgen.4
De sancties
Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt forfaitaire boetes vast bij niet-naleving:3
€ 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en daarna € 5.000 voor volgende overtredingen.3
Naast de boete is het echte risico operationeel: een klant die op gestructureerde facturatie is overgestapt, kan uw pdf’s gewoon weigeren, en uw eigen leveranciers kunnen verwachten dat u facturen correct ontvangt. Niet-naleving is niet alleen een fiscaal risico, maar ook een rechtstreekse rem op uw ontvangsten.
Het goede nieuws: een fiscale aftrek van 120%
Om de overgang te verzachten, bestaat voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 een steunmaatregel: kleine kmo’s en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, kunnen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor facturatiesoftware.3 De verhoging betreft de meerkosten voor het voorbereiden, versturen en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen.3
Dit is een kostenaftrek, geen terugbetaling van 120%. De belastingbesparing hangt af van uw fiscale situatie en de in aanmerking komende kosten. Bij een bestaand abonnement moet de meerprijs voor elektronische facturering afzonderlijk op de factuur staan. Controleer de voorwaarden met uw accountant en op het federale portaal voor elektronische facturering.
Uw actieplan in 4 stappen
De theorie staat vast. Dit is de concrete aanpak zoals we die toepassen bij de zelfstandigen en kmo’s die we begeleiden.
1. Controleer uw situatie
Een actief btw-nummer en professionele klanten? Dan valt u er zeer waarschijnlijk onder. Denkt u onder een vrijstelling te vallen (artikel 44, forfaitaire regeling, faillissement), bevestig dat dan met uw boekhouder in plaats van het te veronderstellen.
2. Kies uw Peppol-kanaal
U hebt een toegang tot het Peppol-netwerk nodig. Voor veel kmo’s loopt die via boekhoud- of facturatiesoftware die al compatibel is, voor andere via een specifiek toegangspunt. Het belangrijkste is dat u gestructureerde facturen zowel kunt uitreiken als ontvangen, niet alleen één van beide.
3. Test vóór de echte deadline
Ontdek een overdrachtsprobleem niet op de dag dat een belangrijke factuur wordt verstuurd. Verstuur en ontvang enkele testfacturen met een vertrouwde klant of leverancier. Daar dient de tolerantieperiode4 precies voor: een ernstige voorbereiding aantonen.
4. Pas de aftrek van 120% toe
Gebruikt u een abonnement, meld dan de meerkosten voor gestructureerde facturatie aan uw boekhouder om de verhoogde aftrek3 in het juiste belastbare tijdperk te benutten.
- Sinds 1 januari 2026 moet een B2B-factuur tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerd zijn, niet gewoon een pdf.
- Het formaat volgt de norm EN 16931 en wordt standaard via het Peppol-netwerk verstuurd.
- De btw-vrijstellingsregeling (onder € 25.000) valt eronder; B2C niet.
- Voorwaardelijke tolerantie van januari tot maart 2026, daarna boetes van € 1.500 tot € 5.000.
- Een fiscale aftrek van 120% vangt een deel van de kosten op voor kmo’s met een abonnement (2024 tot 2027).
Een extra verplichting binnen een bredere evolutie
Gestructureerde facturatie staat niet op zichzelf. Ze maakt deel uit van een golf aan digitale nalevingsvereisten voor Belgische ondernemingen, net zoals verplichte webtoegankelijkheid of vereisten rond persoonsgegevens en de AVG. Afzonderlijk lijken die verplichtingen lastig. Samen wijzen ze een richting aan: meer geautomatiseerde en traceerbare processen die tegelijk efficiënter worden.
Het is ook een kans. Een onderneming die haar facturatie goed digitaliseert, wint tijd, vermindert fouten door overtypen en versnelt haar ontvangsten. De wettelijke verplichting kan een hefboom voor efficiëntie worden, op voorwaarde dat u ze actief aanstuurt.
Niet zeker of u aan de regels voldoet of goed uitgerust bent?
We bekijken uw situatie en bakenen af wat nodig is om aan de regels te voldoen, zonder jargon. Gratis en vrijblijvende audit.
Een gratis audit aanvragen →Gecontroleerde bronnen
Elk cijfer en elke wettelijke vermelding in dit artikel is herleidbaar tot een bron die in juni 2026 is geraadpleegd. U kunt dit controleren door te klikken.
- [1] FOD Financiën, e-factuurportaal · voor wie de verplichting geldt (btw-plichtigen, zelfstandigen, vrijstellingsregeling onder € 25.000, landbouwregeling) en wie vrijgesteld is (artikel 44, forfaitaire regeling artikel 56 tot 2028, gefailleerden, niet-gevestigden). Gecontroleerd in juni 2026. efacture.belgium.be
- [2] einvoice.belgium.be (officieel portaal) · inwerkingtreding op 1 januari 2026, gestructureerd formaat volgens EN 16931 dat standaard via Peppol wordt verstuurd, ontoereikendheid van pdf per e-mail, geen B2C-verplichting. Gecontroleerd in juni 2026. einvoice.belgium.be
- [3] UCM · sancties vastgelegd bij koninklijk besluit van 8 juli 2025 (€ 1.500, € 3.000, € 5.000) en verhoogde kostenaftrek van 120% voor facturatiesoftware via abonnement voor kmo’s en zelfstandigen (belastbare tijdperken 2024 tot 2027). Gecontroleerd in juni 2026. ucm.be
- [4] BDO Belgium · voorwaardelijke tolerantieperiode van drie maanden (januari tot maart 2026), zonder algemeen uitstel van de verplichting. Gecontroleerd in juni 2026. bdo.be
De exacte kostprijs in euro van een Peppol-compatibel abonnement of facturatiesoftware wordt hier niet vermeld. Die varieert sterk naargelang de leverancier, het aantal facturen en de gekozen functies. In plaats van schijnprecisie te geven, stemt u die beter op uw werkelijke situatie af. Houd daarbij in gedachten dat de aftrek van 120%3 voor kmo’s een deel opvangt.
Dit artikel is informatief en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Neem voor uw concrete situatie (btw-regeling, vrijstellingen, aftrekperiode) contact op met uw boekhouder of raadpleeg het officiële e-factuurportaal.