Fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio: la guida PMI 2026

Se fatturate ad altre aziende belghe, dal 1° gennaio 2026 è entrato in vigore un obbligo: le vostre fatture devono essere elettroniche e strutturate, non più solo PDF.² Questa guida spiega gli elementi essenziali e soprattutto cosa fare concretamente.

Molti manager confondono ancora “fattura elettronica” e “PDF via email”. Non è la stessa cosa e questa confusione può costare caro. Facciamo chiarezza, passo dopo passo, distinguendo ciò che è ufficiale da ciò che è buon senso operativo.

Una fattura strutturata non è un PDF

Un PDF è un documento pensato per essere letto da una persona. Una fattura elettronica strutturata è pensata per essere letta ed elaborata automaticamente da un software, senza reinserimento dei dati. Viene emessa, trasmessa e ricevuta in un formato standardizzato che si integra direttamente nella contabilità.²

Concretamente, la fattura deve essere conforme alla norma europea EN 16931 e transitare per impostazione predefinita attraverso la rete Peppol.² Peppol è una rete internazionale che mette in contatto imprese e amministrazioni per scambiare questi documenti in modo sicuro e standardizzato. Un formato alternativo resta possibile, ma solo se entrambe le parti sono d'accordo, e la via Peppol deve restare sempre disponibile: nessuno può imporla all'altro.²

Siete soggetti all'obbligo? (e chi non lo è)

L'obbligo riguarda tutte le imprese belghe soggette a IVA nelle transazioni tra loro: società, lavoratori autonomi e liberi professionisti.¹ Due casi sorprendono spesso:

• Il regime di franchigia IVA per le piccole imprese (fatturato annuo non superiore a 25.000 €) è interessato.¹
• Anche il regime speciale agricolo è interessato, almeno per la ricezione delle fatture B2B.¹

D'altro canto, alcuni casi sono esentati dall'obbligo di emettere o ricevere una fattura strutturata:¹

• soggetti passivi in fallimento;
• imprese che effettuano solo operazioni esenti ai sensi dell'articolo 44 del Codice IVA (talune cure mediche, servizi socio-culturali, servizi finanziari, istruzione, ecc.);
• soggetti passivi non stabiliti in Belgio senza stabile organizzazione;
• i soggetti al regime forfettario (articolo 56 del Codice IVA), esentati fino al 1° gennaio 2028.¹

Infine, un punto essenziale: le vendite ai privati (B2C) non sono interessate.² Se lavorate solo con privati, non siete soggetti all'obbligo di emissione.

Il calendario: 2026 e la tolleranza dei primi tre mesi

La data di entrata in vigore è chiara: 1° gennaio 2026.² Esiste però una precisazione importante per l'avvio: l'amministrazione applica un periodo di tolleranza nei primi tre mesi (da gennaio a marzo 2026), durante il quale non viene applicata alcuna sanzione per una violazione direttamente legata al nuovo obbligo.⁴

Attenzione a non leggerlo come un rinvio. Questa tolleranza è condizionale: richiede di poter dimostrare una preparazione ragionevole e tempestiva. Non si tratta di un rinvio totale dell'obbligo e un'azienda che non mostra alcuna preparazione può comunque essere sanzionata durante questo periodo.⁴

Sanzioni

Il regio decreto dell'8 luglio 2025 stabilisce sanzioni forfettarie in caso di inosservanza: ³

Oltre alla sanzione, il vero rischio è operativo: un cliente passato alla fatturazione strutturata potrebbe semplicemente rifiutare i vostri PDF, e i vostri fornitori aspettarsi da voi una ricezione conforme. La mancata conformità non è solo una voce di rischio fiscale, è un ostacolo diretto ai vostri incassi.

La buona notizia: una deduzione fiscale del 120 %

Per attenuare il costo della transizione, esiste una misura di sostegno per i periodi d'imposta dal 2024 al 2027: le piccole PMI e i lavoratori autonomi che usano formule in abbonamento possono applicare una deduzione delle spese maggiorata al 120 % per i software di fatturazione.³ La maggiorazione riguarda il costo aggiuntivo legato alla preparazione, all'invio e alla ricezione di fatture elettroniche strutturate.³

Si tratta di una deduzione di spese, non di un rimborso del 120 %. Il risparmio fiscale dipende dalla vostra situazione fiscale e dalle spese ammissibili. Per un abbonamento esistente, il costo aggiuntivo legato alla fatturazione elettronica deve essere indicato separatamente in fattura. Verificate le condizioni con il vostro contabile e sul portale federale della fatturazione elettronica.

Il vostro piano d'azione in 4 fasi

La teoria è stabilita. Ecco la procedura concreta da seguire, così come la applichiamo con gli indipendenti e le PMI che supportiamo.

1. Verificate la vostra situazione

Partita IVA attiva e clienti professionali? Molto probabilmente siete soggetti all'obbligo. Se rientrate in un caso di esenzione (articolo 44, regime forfettario, fallimento), confermatelo con il vostro commercialista invece di presumerlo.

2. Scegliete il vostro canale Peppol

Serve un punto di ingresso nella rete Peppol. Per molte PMI si tratta di un software di contabilità o fatturazione già compatibile; per altre, di un punto di accesso dedicato. L'essenziale è poter sia emettere sia ricevere fatture strutturate, non solo una delle due cose.

3. Fate una prova prima della scadenza effettiva

Non scoprite un problema di trasmissione il giorno in cui viene inviata una fattura importante. Emettete e ricevete alcune fatture di prova con un cliente o fornitore fidato. Il periodo di tolleranza⁴ serve proprio a questo: dimostrare una preparazione seria.

4. Attivate la deduzione del 120 %

Se usate un abbonamento, segnalate al vostro commercialista il costo aggiuntivo legato alla fatturazione strutturata per beneficiare della deduzione maggiorata³ nel periodo d'imposta corretto.

Un obbligo in più, in una trasformazione più ampia

La fatturazione strutturata non arriva da sola. Rientra in un'ondata di conformità digitale che interessa le imprese belghe, come l'accessibilità web diventata obbligatoria o i requisiti relativi ai dati personali e al GDPR. Presi isolatamente, questi obblighi sembrano gravosi. Visti insieme, indicano una direzione: processi più automatizzati, più tracciabili e anche più efficienti.

È anche un'opportunità. Un'impresa che digitalizza bene la propria fatturazione risparmia tempo, riduce gli errori di reinserimento dei dati e accelera gli incassi. Il vincolo normativo può diventare uno strumento di efficienza, a condizione di gestirlo invece di subirlo.

Fonti verificate

Ogni dato numerico o normativo presente in questo articolo è ricondotto ad una fonte consultata nel mese di giugno 2026. Puoi verificare cliccando.

1. [1] SPF Finances, portale e-facture · soggetti interessati dall'obbligo (soggetti IVA, autonomi, franchigia sotto i 25.000 €, regime agricolo) e soggetti esentati (articolo 44, regime forfettario dell'articolo 56 fino al 2028, falliti, non stabiliti). Verificato a giugno 2026. efacture.belgium.be
2. [2] einvoice.belgium.be (portale ufficiale) · entrata in vigore il 1° gennaio 2026, formato strutturato conforme a EN 16931 trasmesso normalmente tramite Peppol, insufficienza del PDF via email, assenza di obbligo B2C. Verificato a giugno 2026. einvoice.belgium.be
3. [3] UCM · sanzioni fissate dal regio decreto dell'8 luglio 2025 (1.500 €, 3.000 €, 5.000 €) e deduzione delle spese maggiorata al 120 % per i software di fatturazione in abbonamento delle PMI e degli autonomi (periodi d'imposta dal 2024 al 2027). Verificato a giugno 2026. ucm.be
4. [4] BDO Belgium · periodo di tolleranza condizionale di tre mesi (da gennaio a marzo 2026), senza rinvio generale dell'obbligo. Verificato a giugno 2026. bdo.be

Questo articolo ha finalità informative e non sostituisce una consulenza fiscale personalizzata. Per il vostro caso preciso (regime IVA, esenzioni, periodo di deduzione), rivolgetevi al vostro commercialista o al portale ufficiale e-facture.