Si factura a otras empresas belgas, el 1 de enero de 2026 entró en vigor una obligación: sus facturas deben ser electrónicas y estructuradas, no sólo PDF.2 Esta guía explica lo esencial y, sobre todo, qué hacer en concreto.
Muchos directivos todavía confunden “factura electrónica” y “PDF por correo electrónico”. No es lo mismo y esta confusión puede resultar costosa. Aclaramos las cosas, paso a paso, distinguiendo lo oficial de lo que es sentido común operativo.
Una factura estructurada no es un PDF
Un PDF es un documento diseñado para que lo lea una persona. Una factura electrónica estructurada está diseñada para que un programa la lea y la procese automáticamente, sin volver a introducir los datos. Se emite, transmite y recibe en un formato normalizado que se integra directamente en la contabilidad.2
En concreto, la factura debe respetar la norma europea EN 16931 y transmitirse por defecto a través de la red Peppol.2 Peppol es una red internacional que conecta empresas y administraciones para intercambiar estos documentos de forma segura y normalizada. Sigue siendo posible utilizar un formato alternativo, pero solo si ambas partes están de acuerdo, y la vía Peppol debe permanecer disponible: ninguna parte puede imponer a la otra el formato alternativo.2
Continúe enviando sus archivos PDF por correo electrónico pensando que cumple con las normas. Un PDF, incluso limpio y con fecha y hora, no es una factura estructurada. Este es el error más común que vemos entre las pymes a principios de 2026.
¿Le afecta? (y a quién no)
La obligación afecta a todas las empresas belgas sujetas al IVA en las transacciones entre ellas: sociedades, autónomos y profesionales liberales.1 Dos casos suelen sorprender:
- También afecta al régimen de franquicia del IVA para pequeñas empresas (volumen de negocios anual no superior a 25 000 €).1
- También al régimen especial agrario, al menos para la recepción de facturas B2B.1
Por otro lado, ciertos casos están exentos de la obligación de emitir o recibir factura estructurada:1
- sujetos pasivos en quiebra;
- empresas que realizan únicamente operaciones exentas en virtud del artículo 44 del Código del IVA (determinadas asistencia médica, servicios socioculturales, servicios financieros, educación, etc.);
- sujetos pasivos no establecidos en Bélgica sin establecimiento permanente;
- los sujetos al forfait (artículo 56 del Código del IVA), exentos hasta el 1 de enero de 2028.1
Por último, un punto esencial: las ventas a particulares (B2C) no están incluidas.2 Si solo trabaja con particulares, no está sujeto a la obligación de emisión.
El calendario: 2026 y la tolerancia de los tres primeros meses
La fecha de entrada en vigor es clara: 1 de enero de 2026.2 Sin embargo, hay un matiz importante para el inicio: la administración aplica un período de tolerancia durante los tres primeros meses (enero a marzo de 2026), durante el cual no se impone ninguna sanción por un incumplimiento directamente relacionado con la nueva obligación.4
Tenga cuidado de no leerlo como un aplazamiento. Esta tolerancia es condicional: requiere poder demostrar una preparación razonable y oportuna. Esto no es un aplazamiento general de la obligación, y una empresa que no muestre preparación aún puede ser sancionada durante este período.4
Sanciones
El real decreto de 8 de julio de 2025 fija multas fijas en caso de incumplimiento: 3
1 500 € por una primera infracción, 3 000 € por una segunda y 5 000 € por las siguientes.3
Más allá de la multa, el verdadero riesgo es operativo: un cliente que haya pasado a la facturación estructurada podría rechazar sus PDF, y sus propios proveedores esperar que usted los reciba conforme a las normas. El incumplimiento no es solo un riesgo fiscal: es un freno directo a sus cobros.
La buena noticia: una deducción fiscal del 120%
Para facilitar la transición, existe una medida de apoyo para los períodos impositivos de 2024 a 2027: las pequeñas pymes y los autónomos que utilicen planes de suscripción pueden aplicar una deducción de gastos elevada al 120 % para los programas de facturación.3 El incremento se refiere al sobrecoste vinculado a la preparación, el envío y la recepción de facturas electrónicas estructuradas.3
Se trata de una deducción de gastos, no de un reembolso del 120 %. El ahorro fiscal depende de su situación tributaria y de los gastos admisibles. Para una suscripción existente, el sobrecoste vinculado a la facturación electrónica debe figurar por separado en la factura. Compruebe las condiciones con su contable y en el portal federal de facturación electrónica.
Su plan de acción en 4 etapas
La teoría está establecida. Aquí tienes el procedimiento concreto a seguir, tal y como lo aplicamos con los autónomos y pymes que apoyamos.
1. Compruebe su situación
¿Tiene un número de IVA activo y clientes profesionales? Muy probablemente le afecte. Si entra en un supuesto de exención (artículo 44, régimen a tanto alzado, quiebra), confírmelo con su contable en lugar de darlo por hecho.
2. Elija su canal Peppol
Necesita un punto de entrada a la red Peppol. Para muchas pymes, pasa por un programa de contabilidad o facturación ya compatible; para otras, por un punto de acceso específico. Lo esencial es poder tanto emitir como recibir facturas estructuradas, no solo una de las dos cosas.
3. Pruebe antes de la fecha límite real
No descubra un problema de transmisión el día que sale una factura grande. Emita y reciba algunas facturas de prueba con un cliente o proveedor de confianza. El período de tolerancia4 hace exactamente eso: mostrar una preparación seria.
4. Habilitar la deducción del 120%
Si utiliza una suscripción, informe el costo adicional vinculado a la facturación estructurada a su contador para beneficiarse de la deducción aumentada 3 durante el período impositivo correcto.
- Desde el 1 de enero de 2026, la factura B2B entre empresas belgas sujetas al IVA debe estar estructurada y no en un simple PDF.
- El formato es el estándar EN 16931, transmitido por defecto a través de la red Peppol.
- El régimen de franquicia del IVA (menos de 25 000 €) está incluido; el B2C no.
- Tolerancia condicional de enero a marzo de 2026, luego multas de 1.500 a 5.000 euros.
- Una deducción fiscal del 120% absorbe parte del coste de suscripción para las PYME (2024 a 2027).
Una obligación más, en un movimiento fundamental
La facturación estructurada no llega sola. Forma parte de una ola de cumplimiento digital que afecta a las empresas belgas, al igual que la accesibilidad web que ha pasado a ser obligatoria o los requisitos sobre los datos personales y el RGPD. Por separado, estas obligaciones parecen pesadas. En conjunto, señalan una dirección: procesos más automatizados, trazables y, de paso, más eficaces.
También es una oportunidad. Una empresa que digitaliza adecuadamente su facturación ahorra tiempo, reduce errores de reingreso y agiliza sus cobros. Las restricciones regulatorias pueden convertirse en una palanca para la eficiencia, siempre que se gestionen y no se impongan.
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Cada dato numérico o normativo de este artículo está vinculado a una fuente consultada en junio de 2026. Puede comprobarla haciendo clic.
- [1] SPF Finances, portal e-facture · a quién afecta la obligación (sujetos pasivos del IVA, autónomos, franquicia inferior a 25 000 €, régimen agrario) y quién está exento (artículo 44, régimen a tanto alzado del artículo 56 hasta 2028, quebrados y no establecidos). Verificado en junio de 2026. efacture.belgium.be
- [2] einvoice.belgium.be (portal oficial) · entrada en vigor el 1 de enero de 2026, formato estructurado conforme a EN 16931 transmitido por defecto a través de Peppol, insuficiencia de PDF por correo electrónico, ausencia de obligación B2C. Verificado en junio de 2026. einvoice.belgium.be
- [3] UCM · sanciones fijadas por el real decreto de 8 de julio de 2025 (1 500 €, 3 000 €, 5 000 €) y deducción de gastos elevada al 120 % para programas de facturación por suscripción de pymes y autónomos (períodos impositivos de 2024 a 2027). Verificado en junio de 2026. ucm.be
- [4] BDO Bélgica · período de tolerancia condicional de tres meses (enero a marzo de 2026), sin aplazamiento general de la obligación. Verificado en junio de 2026. bdo.be
Aquí no se indica el coste exacto, en euros, de una suscripción o software de facturación compatible con Peppol. Varía mucho según el editor, el volumen de facturas y las funciones elegidas. En lugar de mostrar una precisión falsa, es mejor calibrarlo a su caso real, teniendo en cuenta que la deducción del 120%3 absorbe parte del mismo para las PYMES.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento fiscal personalizado. Para su caso concreto (régimen de IVA, exenciones, período de deducción), consulte a su contable o el portal oficial e-facture.