AUTOMATISERING & AI

Afgebakende taken,
expliciete controles.

Workflows, integraties en AI-tools ontworpen rond regels, toegestane gegevens en menselijke overname.

Conceptuele compositie van een geautomatiseerde workflow. — Conceptuele illustratie van automatisering. Illustratie gegenereerd met AI.

Handmatige overdrachten, dubbele invoer en verspreide herinneringen kunnen een proces moeilijk opvolgbaar maken. Het vertrekpunt is geen besparingsbelofte, maar de waarneming van wat werkelijk gebeurt tussen formulier, CRM, facturatie, agenda en rapportage.

Automatisering bouwt gecontroleerde overgangen tussen tools. Een AI-model kan worden toegevoegd wanneer een taak tekst moet classificeren, informatie moet extraheren of een concept moet voorbereiden. Het ontvangt alleen de voorziene gegevens, handelt uitsluitend binnen de vastgelegde grenzen en vervangt de verantwoordelijkheid van de medewerker niet.

Onze aanpak begint met een nulmeting: volume, tijd, fouten, uitzonderingen, gegevens en risico's. Vervolgens bepalen we een projectspecifiek acceptatiecriterium en waardescenario. Eventuele winsten worden pas meegedeeld na meting van het proefproject.

Onze expertises

Van leadbeheer tot AI

Workflows, rapportage en AI-assistenten ontworpen rond controleerbare regels.

Leadbeheer

Centraliseren, kwalificeren en routeren volgens expliciete regels.

Geautomatiseerde e-mailmarketing

Afgebakende en meetbare reeksen voorbereiden.

Geautomatiseerde rapportage

Gegevens samenbrengen volgens een vastgelegde frequentie.

AI-assistenten

Assistenten ontwerpen met bronnen, beperkingen en menselijke escalatie.

Toepassingen

Wat een workflow kan afhandelen

Vier illustratieve scenario's om de afbakening te begrijpen. Ze tonen geen klantresultaten of verwachte winsten.

Visueel overzicht

Drie rollen binnen dezelfde workflow die niet mogen worden verward

De regels

Activeren, velden controleren en routeren volgens expliciete voorwaarden.
Het model

Een herformulering, samenvatting of concept voorbereiden ter controle.
De persoon

Gevoelige punten goedkeuren en uitzonderingen overnemen.

AI is niet bij elke stap nodig. De werkelijke workflow bepaalt wat kan worden geautomatiseerd.

Illustratief scenario · Inkomende aanvragen

Automatische kwalificatie van inkomende leads en aanmaak van vooraf ingevulde offertes

Een formulier kan een gestructureerde fiche aanmaken, door de onderneming bepaalde geschiktheidsregels toepassen en een samenvatting voor de verantwoordelijke voorbereiden. Het model kan een herformulering voorstellen, maar weigert niet zelfstandig een aanvraag. Menselijke overname blijft mogelijk.

Af te bakenen punten: nodige velden, toegestane criteria, aanvraagverantwoordelijke, gekozen interne termijn, beslissingslogboek en behandeling van uitzonderingen.

Illustratief scenario · Documentonderzoek

Documentgerichte AI-assistent verbonden met interne dossiers

Een assistent kan in een toegestaan corpus zoeken en bij elk antwoord de gebruikte passages tonen. Een bronvermelding verbetert de controleerbaarheid, maar garandeert niet dat het model het document juist heeft geïnterpreteerd.

Af te bakenen punten: documentrechten, versies, beroepsgeheimen, verwijdering, antwoordtests, waarschuwingen en goedkeuring vóór hergebruik.

Illustratief scenario · Rapportage

Geconsolideerde commerciële rapportage volgens een vaste frequentie

Een pipeline kan gegevens uit het CRM, de boekhouding en acquisitieplatforms op elkaar afstemmen en vervolgens volgens een gekozen frequentie een dashboard voeden. Een model kan commentaar voorbereiden dat een concept blijft en aan de broncijfers moet worden getoetst.

Af te bakenen punten: indicatordefinities, gegevensafstemming, tijdzones, bronvertragingen, kwaliteitscontroles en de persoon verantwoordelijk voor goedkeuring.

Illustratief scenario · Gevoelige gegevens

Vooraf invullen van patiëntendossiers en geautomatiseerde herinneringen

Een afsprakenworkflow kan een formulier of herinnering versturen volgens de praktijkregels. Bij gevoelige gegevens is de eerste vraag of een AI-model nodig is. Deterministische automatisering kan geschikter zijn dan generatieve verwerking.

Af te bakenen punten: noodzaak, minimalisering, toegang, hosting, verwerkers, bewaring, incidenten en goedkeuring door de bevoegde verantwoordelijken.

Deze scenario's beschrijven mogelijke architecturen. Hun haalbaarheid, rechtmatigheid, planning en waarde kunnen alleen worden vastgesteld op basis van het werkelijke systeem en een gemeten proefproject.

Toolstack

Welke tool voor welke behoefte?

Onze nuchtere kijk op de 4 platforms die we het vaakst gebruiken in opdrachten.

Tool	Te onderzoeken toepassing	Afbakeningsvraag	Aandachtspunt
n8n	Visuele orkestratie met een optie voor hosting in eigen beheer.	Wie beheert updates, geheimen, back-ups en incidenten?	Selfhosting draagt verantwoordelijkheden over aan de beheerder en garandeert geen conformiteit.
Make	Visuele scenario's en gehoste integraties.	Hoe worden bewerkingen geteld en welke gegevens worden doorgegeven?	Controleer beperkingen, regio's, verwerkers en tarieven op het moment van de keuze.
Zapier	Automatiseringen tussen ondersteunde toepassingen.	Dekken de connectoren de werkelijk nodige acties en rechten?	De catalogus, limieten, gegevensverwerking en prijzen evolueren.
Pipedream	Codestappen en API-integraties.	Wie controleert de code, afhankelijkheden, geheimen en uitgaand netwerkverkeer?	Logboeken, machtigingen en technische verantwoordelijkheden moeten worden bepaald.

Kanexio stelt geen enkel platform voor als automatisch conform of superieur. De beslissing wordt gedateerd, gedocumenteerd en opnieuw beoordeeld wanneer voorwaarden, verwerkers of functionaliteiten veranderen.

Officiële bronnen om bij de keuze te controleren

Werkwijze

Hoe we concreet werken

Vier stappen, in deze volgorde, zonder afkortingen.

Observatie en afbakening

We observeren de werkelijke workflows: wie doet wat, met welke tools, hoe vaak en hoelang. Geen PowerPoint, alleen een eerlijke kaart van de knelpunten.

Prioriteren op waarde en risico

Opties worden vergeleken op nut, complexiteit, betrokken gegevens, uitzonderingen en totale kosten. Het eerste proefproject wordt in het Kanexio-voorstel bepaald.

Bouwen + echte tests

Elke workflow wordt getest op verwachte gevallen, fouten en uitzonderingen. Ingebruikname hangt af van gedocumenteerde acceptatiecriteria en een terugkeerplan.

Overdracht + opvolging

Documentatie, opleiding van de contactpersoon, afgesproken opvolging en incidentprocedure. De precieze afspraken worden bevestigd binnen de Kanexio-scope.

Waarom Kanexio

Automatisering ontworpen om controleerbaar te blijven

Evenredige architectuur

Een visuele tool, ingebouwde integratie of gerichte code volgens de regels, risico's en beschikbare expertise.

AI onder controle

Beperkte gegevens, verifieerbare bronnen, gestructureerde uitvoer en menselijke overname volgens het risiconiveau.

Traceerbaarheid en opvolging

Logboeken, meldingen, gegevensafstemming en updatefrequentie bepaald volgens de beschikbare bronnen.

Veelgestelde vragen

Alles wat men ons vraagt vóór de start

Wat is AI-automatisering voor een Brusselse kmo?

AI-automatisering verbindt tools en bedrijfsregels met een model dat kan classificeren, informatie extraheren of een concept voorstellen. Ze kan de kwalificatie van een aanvraag, de voorbereiding van een antwoord of het bijwerken van een opvolging ondersteunen. De nuttige workflow hangt af van het werkelijke proces, de toegestane gegevens, uitzonderingen en voorziene menselijke controle.

Hoe ramen we de mogelijk vrijgemaakte tijd?

Er bestaat geen betrouwbaar gemiddelde dat voor alle kmo's geldt. Kanexio meet de huidige frequentie, de werkelijk bestede tijd, het aandeel geschikte gevallen, de tijd voor menselijke controle, uitzonderingen en onderhoud. Het verkregen scenario dient als beslissingsbasis en wordt vervolgens vergeleken met de gegevens uit het proefproject.

Welke tools gebruikt u voor automatisering?

Kanexio kan werken met n8n, Make, Zapier, Pipedream en verschillende model-API's. Geen enkele tool wordt alleen op basis van zijn naam gekozen. We vergelijken integraties, toegangsrechten, logboeken, bewaartermijnen, hosting, overdraagbaarheid, gebruikslimieten en de commerciële voorwaarden die gelden op het moment van het project.

Voldoet AI-automatisering in België aan de AVG?

Niet automatisch. Conformiteit hangt onder meer af van het doel, de rechtsgrond, gebruikte gegevens, ontvangers, doorgiften, bewaring, rechten van personen en beveiligingsmaatregelen. Kanexio documenteert de workflow en rollen, en helpt de verwerkingsverantwoordelijke vervolgens bepalen welke goedkeuringen en eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig zijn.

Wat kost AI-automatisering voor een kmo in Brussel?

Gepubliceerde commerciële voorwaarden van Kanexio: een eerste workflow wordt afgebakend tussen 1 500 € en 4 500 € excl. btw volgens de scope. Een onderling verbonden programma met aansturing en overdracht kan tussen 8 000 € en 18 000 € excl. btw liggen. De offerte bepaalt de op te leveren onderdelen. Licenties, API's en infrastructuur worden afzonderlijk begroot volgens de geldende tarieven.

Hoe snel is een AI-workflow operationeel?

De termijn wordt bevestigd na inventarisatie van systemen, toegangen, gegevens, uitzonderingsregels, goedkeuringen en vereiste tests. Kanexio onderscheidt prototype, proefproject en ingebruikname, zodat een algemene planning niet als verbintenis wordt voorgesteld.

Zal AI mijn team vervangen?

Een project laat niet toe de evolutie van een baan te voorspellen. Kanexio bakent precieze taken af, behoudt een menselijke verantwoordelijke en documenteert gevallen die handmatig moeten worden overgenomen. De effecten op organisatie en werklast worden vervolgens samen met het team gemeten.

Wat is het verschil tussen een chatbot en een AI-assistent?

Een deterministische workflow volgt vooraf bepaalde regels. Een modelgebaseerde assistent kan een formulering interpreteren en een antwoord voorstellen op basis van context of documenten. Die flexibiliteit brengt ook foutrisico's mee: bronnen, rechten, beperkingen en menselijke escalatie moeten expliciet worden ontworpen.

Verder verkennen

Bronnen en toepassingssectoren

AI-automatisering per sector

Leestips over AI en AEO

Klaar om uw digitale groei te structureren?

Laten we uw project bespreken. Een vrijblijvend eerste gesprek.

Een project starten Bekijk onze realisaties