AUTOMATISIERUNG & KI

Klar abgegrenzte Aufgaben,
ausdrückliche Kontrollen.

Workflows, Integrationen und KI-Tools, die auf Regeln, freigegebenen Daten und der Möglichkeit einer menschlichen Übernahme beruhen.

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Konzeptioneller Aufbau eines automatisierten Ablaufs. — Konzeptionelle Darstellung der Automatisierung. KI-generierte Illustration.

Manuelle Datenübertragungen, doppelte Eingaben und verstreute Nachfassaktionen können einen Prozess schwer nachvollziehbar machen. Ausgangspunkt ist kein Sparversprechen, sondern die Beobachtung dessen, was zwischen Formular, CRM, Rechnungsstellung, Kalender und Reporting tatsächlich geschieht.

Durch die Automatisierung werden kontrollierte Übergänge zwischen den Werkzeugen erstellt. Ein KI-Modell kann hinzugefügt werden, wenn eine Aufgabe das Klassifizieren von Text, das Extrahieren von Informationen oder das Vorbereiten eines Entwurfs erfordert. Es erhält nur die geplanten Daten, agiert nur innerhalb definierter Grenzen und ersetzt nicht die Verantwortung des Mitarbeiters.

Unser Ansatz beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Volumen, Zeit, Fehler, Ausnahmen, Daten und Risiken. Anschließend legen wir ein Abnahmekriterium und ein projektspezifisches Nutzenszenario fest. Mögliche Einsparungen werden erst nach der Auswertung des Pilotprojekts genannt.

Unsere Expertise

Vom Leadmanagement bis zur KI

Workflows, Reporting und KI-Assistenten, die auf überprüfbaren Regeln basieren.

Lead-Management

Zentralisierung, Qualifizierung und Weiterleitung nach expliziten Regeln.

Automatisierter E-Mail-Versand

Bereiten Sie strukturierte und messbare Abläufe vor.

Automatisierte Berichterstattung

Konsolidieren Sie Daten in einer definierten Häufigkeit.

KI-Assistenten

Assistenten mit Quellen, Grenzen und Übergabe an einen Menschen entwickeln.

Anwendungsfälle

Was ein Workflow übernehmen kann

Vier Beispielszenarien zeigen, wie der Rahmen festgelegt wird. Sie stellen weder Kundenergebnisse noch erwartete Einsparungen dar.

Der visuelle Hinweis

Im gleichen Ablauf dürfen drei Rollen nicht verwechselt werden

Die Regeln

Auslösen, Felder prüfen und entsprechend expliziter Bedingungen weiterleiten.
Das Modell

Bereiten Sie eine Umformulierung, Zusammenfassung oder einen Entwurf zur Überprüfung vor.
Die Person

Sensible Punkte freigeben und Ausnahmefälle übernehmen.

KI ist nicht bei jedem Schritt erforderlich. Der tatsächliche Ablauf bestimmt, was automatisiert werden kann.

Anschauliches Szenario · Eingehende Anfragen

Automatische Qualifizierung eingehender Leads und Generierung vorab ausgefüllter Angebote

Ein Formular kann einen strukturierten Datensatz anlegen, vom Unternehmen definierte Eignungskriterien anwenden und eine Zusammenfassung für die zuständige Person vorbereiten. Das Modell kann eine Umformulierung vorschlagen, lehnt eine Anfrage aber nicht eigenständig ab. Eine Übernahme durch einen Menschen bleibt möglich.

Festzulegen sind: erforderliche Felder, zulässige Kriterien, zuständige Person für die Anfrage, gewählte interne Frist, Entscheidungsprotokoll und Umgang mit Ausnahmen.

Beispielszenario · Dokumentenrecherche

KI-Assistent für die Recherche in internen Unterlagen

Ein Assistent kann ein autorisiertes Korpus durchsuchen und die bei jeder Antwort verwendeten Passagen anzeigen. Ein Zitat verbessert die Überprüfbarkeit, garantiert jedoch nicht, dass das Modell das Dokument korrekt interpretiert hat.

Festzulegen sind: Zugriffsrechte auf Dokumente, Versionen, Berufsgeheimnisse, Löschung, Antworttests, Warnhinweise und Freigabe vor der Weiterverwendung.

Anschauliches Szenario · Berichterstattung

Konsolidiertes Vertriebsreporting in festgelegten Abständen

Eine Pipeline kann Daten von CRM-, Buchhaltungs- und Akquiseplattformen abgleichen und sie dann in einer ausgewählten Häufigkeit in ein Dashboard einspeisen. Ein Modell kann einen Kommentar erstellen, der ein Entwurf zum Vergleich mit den Quellzahlen bleibt.

Festzulegen sind: Definitionen der Kennzahlen, Datenabgleiche, Zeitzonen, Verzögerungen der Datenquellen, Qualitätskontrollen und zuständige Person für die Freigabe.

Anschauliches Szenario · Sensible Daten

Vorabausfüllen von Patientenakten und automatische Erinnerungen

Ein Terminworkflow kann nach den Regeln der Praxis ein Formular oder eine Erinnerung versenden. Bei sensiblen Daten stellt sich zuerst die Frage, ob ein KI-Modell nötig ist. Eine regelbasierte Automatisierung kann geeigneter sein als eine generative Verarbeitung.

Festzulegen sind: Erforderlichkeit, Datenminimierung, Zugriffsrechte, Hosting, Auftragsverarbeiter, Aufbewahrung, Vorfälle und Freigabe durch die zuständigen Verantwortlichen.

Diese Szenarien beschreiben mögliche Architekturen. Ihre Machbarkeit, Rechtmäßigkeit, Zeitpunkt und Wert können nur anhand des tatsächlichen Systems und eines gemessenen Piloten festgestellt werden.

Tool-Auswahl

Welches Werkzeug für welchen Bedarf?

Unsere sachliche Einschätzung der 4 Plattformen, die wir in Projekten am häufigsten nutzen.

Werkzeug	Zu prüfender Einsatzbereich	Frage zur Abgrenzung	Zu beachten
n8n	Visuelle Orchestrierung mit kontrollierter Hosting-Option.	Wer verwaltet Updates, Zugangsschlüssel, Backups und Vorfälle?	Beim Selbsthosting werden die Verantwortlichkeiten auf den Betreiber übertragen und es ist keine Garantie für die Einhaltung gegeben.
Make	Visuelle Szenarien und gehostete Integrationen.	Wie werden Vorgänge gezählt und welche Daten werden übertragen?	Überprüfen Sie bei der Auswahl die Limits, Regionen, Subunternehmer und Preise.
Zapier	Unterstützte App-übergreifende Automatisierungen.	Decken die Konnektoren die tatsächlich benötigten Aktionen und Berechtigungen ab?	Der Katalog, die Limits, die Datenverarbeitung und die Preise ändern sich.
Pipedream	Codeschritte und API-Integrationen.	Wer prüft Code, Abhängigkeiten, Zugangsschlüssel und ausgehende Netzwerkverbindungen?	Protokolle, Berechtigungen und technische Verantwortlichkeiten müssen definiert werden.

Kanexio stellt keine Plattform als automatisch konform oder überlegen dar. Die Entscheidung wird datiert, dokumentiert und überprüft, wenn sich Bedingungen, Subunternehmer oder Funktionen ändern.

Offizielle Quellen, die Sie bei der Auswahl überprüfen sollten

Methode

Wie wir in der Praxis arbeiten

Vier Schritte in dieser Reihenfolge ohne Abkürzungen.

Beobachtung und Abgrenzung

Wir beobachten die tatsächlichen Abläufe: Wer macht was, mit welchen Werkzeugen, wie oft, wie lange. Kein PowerPoint, nur ehrliche Engpasskartierung.

Wert- und Risikopriorisierung

Die Optionen werden nach Nutzen, Komplexität, betroffenen Daten, Ausnahmen und Gesamtkosten verglichen. Das erste Pilotprojekt wird im Angebot von Kanexio festgelegt.

Build + echte Tests

Jeder Workflow wird auf erwartete Fälle, Fehler und Ausnahmen getestet. Der Produktionsstart hängt von dokumentierten Abnahmekriterien und einem Rollback-Plan ab.

Übergabe + Betreuung

Dokumentation, Schulung der zuständigen Person, vereinbarte Betreuung und Vorgehen bei Vorfällen. Die genauen Bedingungen werden im Leistungsumfang von Kanexio bestätigt.

Warum Kanexio

Automatisierung, die so konzipiert ist, dass sie überprüfbar bleibt

Proportionale Architektur

Visuelles Tool, native Integration oder gezielter Code entsprechend den verfügbaren Regeln, Risiken und Fähigkeiten.

KI unter Kontrolle

Begrenzte Daten, überprüfbare Quellen, strukturierte Ausgaben und menschliche Übernahme je nach Risikoniveau.

Rückverfolgbarkeit und Überwachung

Protokolle, Warnungen, Abstimmungen und Aktualisierungshäufigkeit entsprechend den verfügbaren Quellen definiert.

Häufig gestellte Fragen

Alles, was wir gefragt werden, bevor wir beginnen

Was ist KI-Automatisierung für ein Brüsseler KMU?

Die KI-Automatisierung verbindet Tools und Geschäftsregeln mit einem Modell, das einen Entwurf klassifizieren, extrahieren oder vorschlagen kann. Es kann die Qualifizierung einer Anfrage, die Vorbereitung einer Antwort oder die Aktualisierung einer Nachverfolgung unterstützen. Der nützliche Ablauf hängt vom tatsächlichen Prozess, den zulässigen Daten, Ausnahmen und der beabsichtigten menschlichen Kontrolle ab.

Wie lässt sich die potenziell frei werdende Zeit abschätzen?

Es gibt keinen verlässlichen Durchschnitt, der für alle KMU gilt. Kanexio misst die aktuelle Häufigkeit, die tatsächlich aufgewendete Zeit, den Anteil der berechtigten Fälle, die Zeit für die menschliche Überprüfung, Ausnahmen und Wartung. Das resultierende Szenario dient als Entscheidungsgrundlage und wird anschließend mit den Pilotdaten verglichen.

Mit welchen Tools automatisieren Sie?

Kanexio kann mit n8n, Make, Zapier, Pipedream und verschiedenen Modell-APIs arbeiten. Kein Tool wird allein wegen seines Namens gewählt. Wir vergleichen Integrationen, Zugriffsrechte, Protokolle, Aufbewahrung, Hosting, Wechselmöglichkeiten, Nutzungsgrenzen und die zum Projektzeitpunkt geltenden Geschäftsbedingungen.

Ist die KI-Automatisierung in Belgien DSGVO-konform?

Nicht automatisch. Die Rechtskonformität hängt insbesondere von Zweck, Rechtsgrundlage, verwendeten Daten, Empfängern, Übermittlungen, Aufbewahrung, Betroffenenrechten und Sicherheitsmaßnahmen ab. Kanexio dokumentiert den Ablauf und die Rollen und hilft dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, die nötigen Freigaben und eine gegebenenfalls erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung zu bestimmen.

Wie viel kostet die KI-Automatisierung für ein KMU in Brüssel?

Angezeigte kommerzielle Konditionen Kanexio: Ein erster Workflow kostet je nach Umfang zwischen 1.500 und 4.500 € ohne Mehrwertsteuer. Ein Verbundprogramm mit Verwaltung und Transfer kann zwischen 8.000 und 18.000 Euro ohne Mehrwertsteuer kosten. Das Angebot spezifiziert die zu liefernden Leistungen. Lizenzen, APIs und Infrastruktur werden gemäß den aktuellen Tarifen separat berechnet.

Wie lange dauert es, bis ein KI-Workflow einsatzbereit ist?

Die Frist wird nach einer Bestandsaufnahme der Systeme, Zugriffe, Daten, Ausnahmeregeln, Validierungen und erforderlichen Tests bestätigt. Kanexio unterscheidet zwischen Prototyp, Pilot und Produktion, um keinen allgemeinen Zeitplan als Verpflichtung darzustellen.

Wird KI mein Team ersetzen?

Ein Projekt erlaubt keine Vorhersage darüber, wie sich ein Arbeitsplatz entwickelt. Kanexio grenzt konkrete Aufgaben ab, behält eine menschliche Zuständigkeit bei und dokumentiert Fälle, die manuell übernommen werden müssen. Die Auswirkungen auf Organisation und Arbeitsaufwand werden anschließend gemeinsam mit dem Team gemessen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem KI-Assistenten?

Ein deterministischer Fluss folgt vordefinierten Regeln. Ein modellbasierter Assistent kann Formulierungen interpretieren und eine Antwort basierend auf Kontext oder Dokumenten vorschlagen. Diese Flexibilität birgt auch Fehlerrisiken: Quellen, Berechtigungen, Grenzen und menschliche Eskalation müssen explizit festgelegt werden.

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Ressourcen und Anwendungsbereiche

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