Ein gutes erstes Projekt lässt sich in einem Satz beschreiben: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, wird eine definierte Aufgabe ausgeführt, und jemand weiß, wie das Ergebnis zu prüfen ist. Beginnen Sie mit diesem Ablauf. Nach dem Test können Sie ihn erweitern.
Stellen Sie sich eine Angebotsanfrage über Ihre Website vor. Sie kopieren den Namen in eine Tabelle, suchen die Nachricht, erstellen einen Datensatz und überlegen, wer die weitere Bearbeitung übernimmt. Automatisierung wird interessant, sobald Sie diesen Übergang genau beschreiben können. Was muss eingehen? Wo werden die Informationen abgelegt? Wer muss tätig werden? Was geschieht, wenn etwas fehlt?
Unser Rat: Beobachten Sie zunächst gemeinsam mit der zuständigen Person eine echte Aufgabe. Auch die CNIL empfiehlt, vor dem Einsatz generativer KI von einem klar erkannten Bedarf auszugehen.1 Diese Methode führt von der Beobachtung zu einem ersten messbaren Versuch.
Beginnen Sie mit einer Aufgabe, nicht mit einem Tool.
„Die Verwaltung automatisieren“ ist zu allgemein, um zu entscheiden, was entwickelt werden soll. „Aus einem vollständig ausgefüllten Formular einen Vorgangsdatensatz erstellen“ ist bereits ein Arbeitsumfang. Anfang, Ende und erwartetes Ergebnis lassen sich bestimmen.
Achten Sie auf drei Merkmale: eine wiederkehrende Aufgabe, eine erklärbare Regel und einen Fehler, den Sie korrigieren können. Erfordert jeder Fall Verhandlungen, eine neue Interpretation oder eine sensible Entscheidung, bereiten Sie zunächst die Informationen für die verantwortliche Person vor.
Fünf Ansätze im Alltag eines KMU
BeispielszenarienEingehende Anfragen
Einen Datensatz erstellen, Felder prüfen und die zuständige Person benachrichtigen.
Die Angebotsvorbereitung
Die Vorgangsdaten zusammentragen und ein Arbeitsdokument vorausfüllen.
Das Reporting
Festgelegte Kennzahlen in einem gewählten Rhythmus in einer Übersicht zusammenführen.
Die Dokumentenablage
Eine Kategorie vorschlagen und eine Kopie im freigegebenen Ordner ablegen.
Die Terminbetreuung
Auf Basis eines bestätigten Termins und festgelegter Regeln eine Erinnerung vorbereiten.
Diese Ansätze sind keine allgemeingültige Rangfolge. In Ihrem Unternehmen kann es sinnvoll sein, zunächst eine doppelte Dateneingabe zu automatisieren, bevor Sie einen Dokumentenassistenten testen. Sind Eingangsdaten häufig unvollständig, kann dagegen die Verbesserung des Formulars die erste sinnvolle Maßnahme sein.
Für Vertriebsabläufe behandelt der Leitfaden Kundengewinnung automatisieren und persönlich bleiben Segmentierung, Auslöser und Nachfassaktionen genauer.
Regeln führen aus. KI schlägt vor. Sie bestätigen.
Automatisierung kann schlicht Tools nach festgelegten Bedingungen verbinden: Enthält das Formular alle erforderlichen Felder, wird ein Datensatz erstellt und eine interne Benachrichtigung versendet. In diesem Szenario ist ein Sprachmodell nicht erforderlich.
Generative KI kann freie Nachrichten zusammenfassen oder Umformulierungen vorbereiten. Sie kann jedoch auch plausible, aber falsche Antworten erzeugen. Auf diese Grenze weist die CNIL hin.1 Planen Sie daher eine einsehbare Quelle und eine zur Aktion passende Prüfung ein.
- 1EingangDie Anfrage geht ein
Ein Formular übermittelt die vorgesehenen Informationen.
- 2RegelnDer Vorgang wird vorbereitet
Felder geprüft, nach Duplikaten gesucht, Datensatz erstellt.
- 3KI, falls sinnvollEine Zusammenfassung wird vorgeschlagen
Die Originalnachricht bleibt zur Überprüfung zugänglich.
- 4Verantwortliche PersonSie entscheiden über die nächsten Schritte
Sie klären den Bedarf und geben die Antwort frei.
Ein Dokument fehlt, ein Duplikat taucht auf oder die Zusammenfassung ist fragwürdig? Der Fall landet mit einer Begründung in einer Warteschlange zur manuellen Bearbeitung. Er geht im Ablauf nicht verloren.
Entscheidend ist der Übergang zwischen „vorbereiten“ und „handeln“. Ein Angebot vorauszufüllen und es an den Kunden zu senden, sind zwei unterschiedliche Aktionen. Für einen ersten Piloten empfehlen wir eine Dokumentenprüfung und den Versand unter menschlicher Kontrolle. Legen Sie außerdem fest, wer bei einem Dienstausfall übernimmt.
Eine gelungene erste Automatisierung ist ein Ablauf, den Ihr Team versteht, prüfen und bei Bedarf selbst übernehmen kann.
Das in diesem Leitfaden vorgeschlagene Arbeitsprinzip
Berechnen Sie die Nettozeit und dann die Gesamtkosten.
Schaffen Sie eine Vergleichsgrundlage, bevor Sie über Einsparungen sprechen. Erfassen Sie über einen für Ihre Tätigkeit repräsentativen Zeitraum die betroffenen Fälle und den tatsächlich benötigten Zeitaufwand je Fall. Trennen Sie Standardfälle von Fällen, die voraussichtlich manuell bearbeitet werden müssen.
Schätzen Sie anschließend die verbleibende Arbeit: prüfen, korrigieren, Ausnahmen bearbeiten und die Verbindung zwischen Tools pflegen. Um Doppelzählungen zu vermeiden, rechnen Sie normale Korrekturen zum Zeitaufwand je Fall und zusätzliche Eingriffe zur monatlichen Betreuung.
Wie viel Zeit bleibt tatsächlich übrig?
Veränderbares fiktives Beispiel. Geben Sie nur Fälle ein, die der Prozess übernehmen könnte.
60 × (8 − 3) − 60 = 240 Minuten pro Monat.
Die Ersteinrichtung und Ausgaben sind nicht enthalten. Die Annahmen müssen im Pilotprojekt bestätigt werden.
Die Berechnung bezieht sich nur auf die ausgewählten Fälle. Die Arbeit an anderen Vorgängen bleibt außerhalb des Vergleichs. Ein negatives Ergebnis bedeutet unter Ihren Annahmen einen Mehraufwand: Umfang, Methode oder Kontrollaufwand sollten überprüft werden.
Vier Kostenbereiche für Ihre Entscheidung
- Die Einrichtung
- Abgrenzung, Konfiguration, Datenvorbereitung, Tests und Schulung.
- Der Betrieb
- Abonnements, Dienstaufrufe und gegebenenfalls Hosting.
- Nachverfolgung
- Ergebniskontrolle, Wartung und Bearbeitung von Störungen.
- Die Übernahme bei Ausfall
- Dokumentation, Datenexport und die Möglichkeit, manuell weiterzuarbeiten.
Freie Zeit wird nicht automatisch zu einer finanziellen Einsparung. Entscheiden Sie, wofür Sie sie nutzen: sorgfältiger antworten, Rückstände abbauen oder einen Geschäftsbereich entwickeln. Wenn Sie in Ihrer Finanzrechnung einen Stundenwert ansetzen, verwenden Sie eine unternehmensspezifische Annahme und weisen Sie diese ausdrücklich aus.
Bei Kanexio wird der Umfang nach Beobachtung des Prozesses festgelegt. Mögliche Vorteile werden in einem Pilotprojekt geprüft. Lizenzen und externe Dienste gehören zu den Positionen, die bei den Gesamtkosten berücksichtigt werden müssen.2
Vergleichen Sie Ihre Aufgaben vor der Auswahl.
Wählen Sie fünf Aufgaben, die sich in Ihrer Woche wiederholen. Erfassen Sie für jede eine ungefähre monatliche Fallzahl und den Zeitaufwand pro Fall. Diese erste Erhebung schafft eine Gesprächsgrundlage. Präzisieren Sie sie anschließend durch Messungen.
Die folgende Tabelle berücksichtigt Aufgaben, deren Regeln Sie als klar und deren Zugriffe und Fehlerbehandlung Sie als geklärt einstufen. Sie ordnet diese nach dem derzeitigen Bruttozeitaufwand. Eine Aufgabe an erster Stelle verdient eine nähere Prüfung, ist aber nicht unbedingt die wirtschaftlichste Automatisierung.
Fünf Aufgaben. Ein Ausgangspunkt.
Benennen Sie die Aufgaben und schätzen Sie Fallzahl und Dauer. Füllen Sie mindestens eine Zeile aus. Die übrigen können leer bleiben.
Die Tabelle vergleicht den angegebenen aktuellen Zeitaufwand. Sie prognostiziert weder Zeitersparnis noch Rentabilität des Projekts.
Sobald Sie zwei Kandidaten gefunden haben, vergleichen Sie die konkreten Schwierigkeiten: Bietet die Software die passenden Schnittstellen? Wer kann Zugriffsrechte erteilen? Wie wird ein Fehler gemeldet? Kann die bearbeitende Person das Ergebnis leicht korrigieren? Diese Antworten können eine Aufgabe mit geringerem Volumen nach vorn rücken.
Bleiben alle Zeilen bei „Noch festzulegen“, steht der nächste Schritt bereits fest: den Ablauf dokumentieren. Nehmen Sie einen Standardfall, einen unvollständigen Fall und einen Ausnahmefall und beschreiben Sie für jeden das erwartete Ergebnis.
Ein erstes Pilotprojekt mit Anfang und Ende.
Wir empfehlen einen einzigen Eingang, ein definiertes Ergebnis und eine verantwortliche Person. Zum Beispiel: Geht eine vollständige Anfrage ein, wird ein Arbeitsdatensatz zur Prüfung vorbereitet. Das endgültige Angebot und sein Versand bleiben im üblichen Prozess.
Was vor der Umsetzung schriftlich festzulegen ist
- Auslöser. Das genaue Ereignis, das den Prozess startet.
- Daten. Die benötigten Informationen, ihre Quellen und die erlaubten Zugriffe.
- Erwartetes Ergebnis. Was erstellt oder vorbereitet werden soll und an welchem Ort.
- Kontrolle. Wer prüft, anhand welcher Kriterien und Quellen.
- Ausnahme. Wohin ein nicht bearbeitbarer Fall gelangt und wer benachrichtigt wird.
- Messung. Gesamtzeit, Korrekturen und Störungen im Vergleich zur Ausgangslage.
Bevor Sie ein Tool mit echten Vorgängen verbinden, bestimmen Sie, welche Informationen übermittelt werden dürfen und was der Anbieter damit tun darf. Die CNIL empfiehlt, erlaubte Nutzungen festzulegen, die Bedingungen der Datenverarbeitung zu prüfen und Anwender zu schulen.1 Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn Vorgänge vertrauliche oder sensible Informationen enthalten.
Testen Sie anschließend die vorgesehenen Situationen einschließlich Fehlern. Soll ein erneuter Versuch einen zweiten Datensatz erzeugen? Was passiert, wenn ein Dokument fehlt? Wie lässt sich die Quelle einer Zusammenfassung finden? Lassen Sie die spätere Nutzerin oder den späteren Nutzer den Ablauf durchgehen und verbessern Sie die Stellen, die die Arbeit erschweren.
Entscheiden Sie am Ende des Piloten anhand der beobachteten Ergebnisse: fortsetzen, Umfang anpassen oder stoppen. Halten Sie eine verständliche Anleitung zur manuellen Übernahme und eine benannte verantwortliche Person fest. Diese erste Erfahrung schafft auch eine bessere Grundlage für die Schätzung des nächsten Projekts.
Finden wir Ihre erste sinnvolle Automatisierung.
Bringen Sie eine zeitaufwendige Aufgabe, die beteiligten Tools und, falls ausgefüllt, Ihre Tabelle mit. Gemeinsam können wir den Ausgangspunkt präzisieren.
Fragen vor dem Start.
Welche Aufgabe sollte ein kleines Unternehmen zuerst automatisieren?
Wir empfehlen eine wiederkehrende Aufgabe mit klaren Regeln, zulässigen Daten und leicht korrigierbaren Fehlern. Vergleichen Sie Fallzahl und aktuellen Zeitaufwand und ziehen Sie Kontrolle und Wartung ab, um die Nettozeitersparnis zu schätzen. Die Übersicht in diesem Artikel hilft bei der Auswahl.
Ist künstliche Intelligenz unbedingt nötig?
Nein. Datenübertragungen zwischen zwei Tools, Benachrichtigungen oder eine Zuordnung anhand eines bestimmten Felds können festen Regeln folgen. KI kann sinnvoll sein, wenn Texte interpretiert oder Zusammenfassungen vorbereitet werden müssen. Ihr Ergebnis muss überprüfbar bleiben, und eine manuelle Übernahme muss vorgesehen sein.
Ist die vom Rechner geschätzte Zeitersparnis garantiert?
Nein. Der Rechner verwendet Ihre Annahmen: betroffene Fälle multipliziert mit der Differenz zwischen aktuellem und verbleibendem Zeitaufwand, abzüglich monatlicher Betreuung. Er berücksichtigt weder die Ersteinrichtung noch Ausgaben. Erst die Messung im Pilotprojekt zeigt, wie viel Zeit tatsächlich frei wird.
Kann man beginnen, ohne sämtliche Software zu wechseln?
Das ist das erste zu prüfende Szenario: die Funktionen Ihrer vorhandenen Tools und ihre Verbindungsmöglichkeiten ansehen. Die Machbarkeit hängt von Zugriffsrechten, unterstützten Aktionen und Prozessregeln ab. Eine fehlende oder zu eingeschränkte Schnittstelle kann den Umfang verändern.
Quellen und Methode.
Dieser Leitfaden stellt eine Entscheidungsmethode von Kanexio vor. Die beschriebenen Fälle und die Anfangswerte des Rechners dienen der Veranschaulichung. Sie stellen keine Kundenergebnisse dar. Die folgenden Quellen stützen die jeweils zugeordneten Passagen.
- CNIL
Möglichkeiten und Grenzen generativer KI, konkreter Bedarf, Regeln für Nutzung und Daten. Veröffentlicht am 18. Juli 2024. Quelle abgerufen am 7. September 2026.
Wie setzt man generative KI ein? - Kanexio
Interne kommerzielle Quelle: Umfang des Angebots Automatisierung & KI, Methode zur Abgrenzung und Betreuung. Quelle abgerufen am 7. September 2026.
Unser Ansatz zur Automatisierung
Was wir nicht beziffern
Keine durchschnittliche Stundenersparnis je KMU, kein Produktivitätsprozentsatz und keine Amortisationsfrist. Solche Angaben erfordern Daten zu Ihrer eigenen Tätigkeit. Der Rechner zeigt ein rechnerisches Szenario, die Tabelle ordnet Ihre Angaben. Beides ersetzt keine Messung im Pilotprojekt.
Die Hinweise zu Daten dienen der Vorbereitung des Projektumfangs. Sie stellen keine rechtliche Freigabe Ihrer Lösung dar. Die geltenden Anforderungen müssen anhand der Daten, Tools und vorgesehenen Nutzung geprüft werden.