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E-MAIL-INFRASTRUKTUR

Geschäftliche E-Mail-Migration,
von Anfang bis Ende geprüft.

Bestandsaufnahme, Kopie, Tests, Abgleich und Rückfallplan: Die Migration zu Google Workspace oder Microsoft 365 wird vorbereitet, um Risiken zu verringern und jeden Schritt zu regeln.

Ihre Migration besprechen
Illustration des Schutzes des digitalen Austauschs.
Ihre Migration und ihre Prüfungen vorbereiten. Redaktionelle Illustration.
DIE AUSGANGSLAGE

Was eine E-Mail-Migration gefährdet

Der visuelle Hinweis

SPF, DKIM, DMARC: ergänzende Aufgaben

  • Lichtschutzfaktor

    Quellen festlegen, die für die Domain senden dürfen.

  • DKIM

    Nachrichten mit einem zur Domain gehörenden Schlüssel signieren.

  • DMARC

    Eine Richtlinie auf Grundlage des Authentifizierungsabgleichs anwenden.

Die Einstellungen werden mit den legitimen Absendern getestet, ergänzend zur Prüfung von Datenkopie und Empfang.

Eine Migration kann von einem IMAP-Server, einem Shared-Hosting-Anbieter, Exchange oder einer anderen Zusammenarbeitssuite ausgehen. Datenvolumen, Archive, Aliasse, Kalender und angebundene Anwendungen lassen sich nicht immer auf dieselbe Weise übertragen. Drei Punkte erfordern besondere Aufmerksamkeit.

Punkt 1: eine unvollständige Bestandsaufnahme. Ordner, Anhänge, Aliasse oder nicht unterstützte Elemente können fehlen, wenn Quelle, Tool-Grenzen und Umfang vor dem Kopieren nicht geprüft werden.

Punkt 2: eine unvorbereitete Umschaltung. Änderungen an MX-Einträgen ohne Tests, Änderungsfenster und Rückfallplan können den Empfang stören. Für eine Anwaltskanzlei, ein Notariat oder eine Buchhaltungskanzlei muss die Kontinuität organisiert und überwacht werden.

Punkt 3: unvollständige E-Mail-Authentifizierung. SPF, DKIM und DMARC ergänzen sich bei der Zulassung von Quellen, der Signierung von Nachrichten und der Anwendung einer Abgleichrichtlinie. Ihre Konfiguration muss mit allen legitimen Absendern getestet werden. Sie trägt zur Sicherheit bei, reicht allein aber nicht aus, um DSGVO-Konformität herzustellen.

VORGEHEN IN 4 PHASEN

Eine Migration in Etappen mit Prüfungen und Abgleich

PHASE 1 · RAHMEN FESTLEGEN

Audit und Bestandsaufnahme

Bestandsaufnahme der vorhandenen Postfächer (Datenvolumen, Archive, Aliasse, Verteilerlisten, Weiterleitungen), Prüfung der aktuellen DNS-Qualität und Ermittlung sensibler Punkte (rechtliche Signaturen, CRM-Integrationen, Kontaktformulare). Sie geben das Konzeptdokument frei.

PHASE 2 · VORBEREITUNG

Einrichtung und Probeläufe

Einrichtung von Google Workspace oder Microsoft 365 parallel zum alten System, Anlage der Postfächer, Konfiguration von Aliassen und Verteilerlisten sowie Versand- und Empfangstests mit einem Testpostfach. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt noch keine tatsächliche Umschaltung.

PHASE 3 · KOPIEREN

Datenmigration

Kopie mit einer für Quelle und Ziel geeigneten Methode. Protokolle, Datenmengen, Ordner und Stichproben werden verglichen. Erkannte Abweichungen werden vor der Umschaltung dokumentiert. Nicht unterstützte Elemente werden gesondert behandelt.

PHASE 4 · UMSTELLUNG

DNS-Umschaltung und Authentifizierung

Geplante Änderung der MX- und Authentifizierungseinträge, Versand- und Empfangstests, Überwachung beider Umgebungen und abschließender Abgleich. Die alte Quelle bleibt für die bei der Konzeption festgelegte Dauer bestehen, bevor gekündigt wird.

WELCHES TOOL IST DAS RICHTIGE?

Google Workspace oder Microsoft 365 · neutraler Vergleich

Google Workspace

Zu prüfen, wenn Ihr Team bereits mit Google Drive und Google Docs arbeitet, nach Prüfung des Bedarfs, der Lizenzen und der Verwaltungsanforderungen.

  • Gmail, Drive, Kalender und integrierte Tools zur Zusammenarbeit
  • Gleichzeitiges Arbeiten in Docs, Sheets und Slides
  • Kontoverwaltung, MFA und Sicherheitsregeln je nach Edition
  • Lizenzen zum Entscheidungszeitpunkt anhand der offiziellen Preisliste prüfen

Microsoft 365

Zu prüfen, wenn Ihr Team bereits Microsoft-Anwendungen und Exchange Online nutzt, nach Prüfung der Anforderungen an Zusammenarbeit, Verwaltung und Rechtskonformität.

  • Exchange Online und Microsoft-Anwendungen je nach Edition
  • Teams, Kalender und integrierte Dateibereiche
  • Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen je nach Lizenz
  • Lizenzen zum Entscheidungszeitpunkt anhand der offiziellen Preisliste prüfen

Es gibt keine allgemeingültige Antwort: Die Entscheidung hängt von Ihren vorhandenen Tools, Ihrem Team und Ihren Anforderungen ab. Wir helfen Ihnen, während des Audits die Wahl zu treffen.

KUNDENPROJEKT

G-Law · Eine vorbereitete und geprüfte Migration

3

Migrierte Postfächer

Kopie

Vor der Umschaltung

Tests

Versand und Empfang

DNS

Authentifizierung geprüft

Brüsseler Anwaltskanzlei. Migration von drei OVH-E-Mail-Postfächern zu Google Workspace mit Vorbereitung des Zielsystems, Kopie, Tests, geplanter DNS-Umschaltung und Nutzerdokumentation.

Vollständige Fallstudie ansehen →
INVESTITION

Preisspannen nach Datenvolumen und Komplexität

KMU mit 1-3 Personen

1 500 - 2 200 €

Ohne MwSt. · Zeitplan nach Bestandsaufnahme

  • 1 bis 3 E-Mail-Postfächer
  • Gesamtvolumen bis zu 30 GB
  • Standard-DNS-Umschaltung
  • Vollständige SPF/DKIM/DMARC-Konfiguration
  • Nutzerdokumentation
Am häufigsten nachgefragt

KMU mit 4-15 Personen

2 500 - 4 500 €

Ohne MwSt. · Zeitplan nach Bestandsaufnahme

  • 4 bis 15 E-Mail-Postfächer
  • Gesamtvolumen 50-150 GB
  • Schrittweise Umschaltung mit Rückfallplan
  • SPF/DKIM/DMARC-Konfiguration und Aliasse
  • Verteilerlisten und Gruppen
  • 1-stündige Teamschulung

KMU mit mindestens 15 Personen oder komplexer Umgebung

Auf Angebot

Ohne MwSt. · Zeitplan im Angebot

  • 15+ E-Mail-Postfächer
  • Datenvolumen > 150 GB
  • Bestehende CRM/ERP-Integrationen
  • Besondere Compliance-Anforderungen (Gesundheit, Finanzen)
  • Mehrere Domains
  • Kostenloses Audit vor dem Angebot

Preise ohne Lizenzen für Google Workspace oder Microsoft 365. Lizenzpreise und Funktionen sind zum Entscheidungszeitpunkt auf den offiziellen Seiten zu prüfen. Kostenloses Voraudit zur genauen Klärung Ihres Falls.

FAQs

Häufige Fragen zur E-Mail-Migration

Wie lange dauert eine E-Mail-Migration für ein Brüsseler KMU?
Der Zeitplan hängt von Postfachzahl, Datenvolumen, Quelle, zu migrierenden Elementen, Tool-Grenzen und angebundenen Anwendungen ab. Er wird nach der Bestandsaufnahme erstellt und umfasst die erste Kopie, Tests, das Umschaltfenster und den abschließenden Abgleich.
Besteht während der Migration das Risiko, E-Mails zu verlieren?
Jede Migration birgt Risiken, insbesondere bei nicht unterstützten Elementen, beschädigten Daten, Einschränkungen des Quellsystems oder unvollständigen Zugängen. Um sie zu reduzieren, erfassen wir den Umfang, bewahren die Quelle auf, kopieren vor der Umschaltung, prüfen Protokolle und Datenmengen, testen Stichproben und dokumentieren Abweichungen vor der Freigabe.
Bleiben meine E-Mails während der Migration zugänglich?
Ziel ist, die alte Umgebung während Vorbereitung und Kopie zugänglich zu halten. Der Empfang nach der DNS-Änderung hängt von DNS-Verbreitung, Caches und Serverkonfiguration ab. Deshalb überwachen wir beide Umgebungen, testen die Datenflüsse und deaktivieren die Quelle erst nach Abgleich und Freigabe.
SPF, DKIM, DMARC: Warum sollten sie konfiguriert werden?
Die Anforderungen variieren je nach Anbieter und Versandvolumen. SPF erlaubt bestimmte Quellen, DKIM signiert Nachrichten und DMARC prüft den Abgleich und legt eine Richtlinie fest. Die Leitfäden von Google und Microsoft empfehlen die gemeinsame Konfiguration und die Prüfung aller legitimen Absender. Das verbessert die Authentifizierung, garantiert allein aber weder Zustellbarkeit noch Schutz vor jeder Identitätsvortäuschung.
Können Sie eine verlorene E-Mail-Domain wiederherstellen, etwa nach dem Weggang eines Mitarbeiters?
Wenn die Organisation die Domain und die Administratorzugänge kontrolliert, können je nach Bedarf ein neues Postfach, ein Alias oder eine automatische Antwort eingerichtet werden. Ob alte Nachrichten wiederhergestellt werden können, hängt jedoch von einer vorhandenen Sicherung oder einem zugänglichen Quellpostfach ab. Ist die Domain auf einen Dritten registriert, hängt das Verfahren vom Registrar und den Nachweisen der Inhaberschaft ab.
Was passiert nach der Migration mit meinem bisherigen E-Mail-Hosting?
Das bisherige Hosting bleibt für eine bei der Konzeption festgelegte Dauer aktiv. Die Kündigung erfolgt erst nach Prüfung der Datenflüsse, Datenabgleich, Freigabe durch die Nutzer und Bestätigung, dass keine Anwendung mehr vom alten Server abhängt.
WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Ressourcen und betroffene Branchen

Bevor Sie eine Migration erwägen, klären Sie, warum Ihre geschäftlichen E-Mails im Spam landen. Die Diagnose hilft, Probleme mit Authentifizierung, Konfiguration oder Reputation zu unterscheiden.

Branche

Anwaltskanzleien →

Branche

Notariate →

Branche

Buchhalter & Treuhänder →

Branche

Ärzte & Arztpraxen →

Fallstudie

G-Law · E-Mail-Migration →

Verwandte Leistung

DSGVO-Konzeption →

Bereit für eine gut vorbereitete E-Mail-Migration?

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